در این حوزه، نمایهساز با بررسی متن، موضوعات اصلی را شناسایی کرده و آنها را بر اساس یک زبان کنترلشده (مثل اصطلاحنامهها یا سرعنوانهای موضوعی) فرمولبندی میکند. به عنوان مثال، بخش «نمایه» یا همان «اندکس» در صفحات پایانی کتابها که آدرس دقیق موضوعات را به خواننده نشان میدهد، خروجی همین فرآیند است. در سطح کلانتر، موتورهای جستجوی علمی (مانند گوگل اسکالر، اسکوپوس یا ISC) مقالات را نمایهسازی میکنند تا برای پژوهشگران قابل جستجو شوند.
واژه «نمایهسازی» (Indexing) بسته به حوزهای که در آن به کار میرود، تعاریف متفاوتی دارد. این واژه در دو حوزه اصلی کاربرد دارد: علم اطلاعات و دانششناسی (کتابداری) و علوم کامپیوتر (پایگاه دادهها و وب).