اگر سيستم كامپيوتري موجود باشد ديگر پس از تعيين نياز،كاري به چارت سازماني
و عملكرد افراد نيست. معمولا با تبديل وروديها يا خروجيها به فرم ديگر كار آغاز ميشود.
اما باز هم نياز ها بايد تعيين شود. در اينجا افراد و نيازهاي آنها هدف است. اما نيازهاي كاربر
را به چه ترتيبي ميتوان مشخص كرد؟معمولا براي اينكه بتوانيم سيستم جديد كامپيوتري را
ايجاد كنيم كه پاسخگوي نياز كاربر ها باشد
در مرحله شناخت نيازهاي كاربر مشخص ميشود. و در مرحله شناخت وارد يك سازماني ميشويم كه بخواهيم آن را مكانيزه بكنيم اولين كاري كه انجام ميگيرد ابتدا بايدآن سازمان را شناسايي كنيم و به طور كلي نيازهاي يك سازمان را آناليز ميكنيم. براي اينكه مرحله سناخت را آغاز كنيم از چارت سازماني و عملياتي استفاده ميكنيم