برنامه‌ريزي استراتژيك منابع انساني فرايندي است درجهت برقراري اهداف منابع انساني و توسعه استراتژي هاي منابع انساني براي نيل به اهداف، سياستها ازطريق بسيج، توسعه و نگهداري منابع انساني.(9) برنامه‌ريزي منابع انساني با مفاهيم محيط و عمليات سازمان در ارتباط بوده و شامل عوامل داخلي وخارجي مي شود. عوامل خارجي همچون فشارهاي اقتصادي، تغييرات تكنولوژي، قوانين و مقررات، وضعيت سياسي، بازار نيروي كار و آموزش، عوامل داخلي شامل اهداف و مقاصد سازمان، فرهنگ، ساختار، منابع انساني و ذينفعان مي گردد. برنامه‌ريزي منابع انساني ويژگيهاي ممتاز و مشخصه ذيل را داراست.(10)
1 - آگاهي: مفروضات روشن و آشكار را در مبحث منابع انساني به وجود آورد؛
2 - تحليلي: بر يك سري قضاوتها و واقعيات متكي است؛
3 - هدف گرايي: ابزاري براي تصميم گيري سازماني درجهت نيل به اهداف منابع انساني بويژه مقاصد سازماني است؛
4 - چشم انداز به آينده: مسائل منابع انساني را پيش بيني و آينده نگري مي كند؛
5 - اجتماعي يا جمع گرايي: بر گروهها توجه دارد نه به افراد؛
6 - كمي : به افراد و اعضاي سازمان توجه مي كند.
چرا سازمانها برنامه‌ريزي منابع انساني را به كار مي برند؟ دلايلي وجود دارد كه سازمانها خود را بــا برنامه‌ريزي منابع انساني سازگار مي سازند:
1 - خوش بيني نسبت به استفاده از منابع و يا انعطاف پذيري بيشتر منابع؛
2 - كسب و پرورش مهارتهايي كه براي توسعه ضروري است؛
3 - تعيين و تبيين مشكلات بالقوه؛
4 - به حداقل رساندن فرصت تصميم گيريهاي نامناسب؛
5 - درك و شناخت از وضع موجود به منظور مواجه با آينده؛
6 - مفروضات چالشي و تفكر آزاد؛
7 - اتخاذ تصميمات آشكار كه مي تواند چالشي گردد؛
8 - پيــوند ميان برنامه هاي منابع انساني با برنامه هاي كسب و كار؛
9 - هماهنگــــي و انسجام بين اعمال تصميم گيريهاي سازماني؛
10 - به دست آوردن كنترل واحدهاي عملياتي سازمان.
بــه طور خلاصه سازمانها به آساني با برنامه‌ريزي منابع انساني به طرق زير سازگار مي شوند:(11)
برنامه‌ريزي اساسي (بنيادي): اين برنامه‌ريزي بيانگر آن است كه برنامه‌ريزي منابع انساني داراي اثر علمي است؛
برنامه‌ريزي فرايندي: اين نوع برنامه‌ريزي نشانگر آن است كه برنامه‌ريزي منابع انساني داراي فرايند سودمندي براي سازمان است؛
برنامه‌ريزي سازماني: اين نوع برنامه‌ريزي، منابع و مسائل سازماني را دربرمي گيرد. برنامه‌ريزي منابع انساني هدفهاي مشخص و معيني را براي سازمانها دارد، واضح ترين آن تصميم گيري درمورد منابع انساني است كه ازطريق تلاش درجهت منبع يابي منعطف تر با نوآوري، الگوهاي ساعات كاري و اشكال قراردادهاي كاري به وضوح مشاهده مي شود. برخي از سازمانها به ارتقا تواناييهايشان ازطريق نقل و انتقال كاركنان (گردش شغلي) و بعضي ديگر به مهارتهاي كمياب و درحال پرورش آنها در دوره بلنــدمدت تمايل نشان مي دهند. برنامه‌ريزي منابع انساني به همه سازمانها اجازه مي دهد روش تفكر و مفروضاتي را كه براساس آنها تصميم گيري مي شود را چالشي كنند. به علاوه، بدون تفكر آگاهانه اين شالوده فكري شكل نخواهدگرفت. آن فرصتي را براي سازمانها فراهم مي آورد كه رؤساي آنها به طور معمولي مواردي كه در آينــــده به آن توجه مي كنند را درنظر داشته باشند.
فرايند برنامه‌ريزي منابع انساني مزايايي را براي كليه سازمانها بويژه براي سازمانهايي دارد كه سازماندهي مجدد را انجام مي دهند و آنهايي كه قدرت تصميم گيري را به واحدهاي عملياتي واگذار كرده اند. درحالي كه شايستگي بايستي در فعاليتهاي سازمان تبلور يابد ولي خوش بيني به منابع مزايايي براي سازمان به همراه دارد. برنامه‌ريزي منابع انساني مي تواند به عنوان يك سازوكار نفوذ و هماهنگي براي بخشهاي مختلف تجاري و بازرگاني مدنظر قرارگيرد. ارتباطات و هماهنگي روشي است كه ازطريق آن استراتژي تجاري شناسايي و با استراتژي منابع انساني پيوند برقرار مي كند. ما شاهد آن هستيم كــــه سازمانها نظامهاي برنامه‌ريزي منابع انساني را به دلايل فرايندي و سازماني به كار مي برند. يكي از مواردي كه در اداره موفقيت آميز منابع كاربرد دارد، ديدگاه سيستمي و منسجم نسبت بـــه سازمان و برنامه‌ريزي منابع انساني است.
موانع موجود
سازمانها بايستي موانعي كه در اجراي برنامه‌ريزي منابع انساني وجود دارد را شناسايي و در رفع بــه موقع آن اقدام كنند. عمده ترين موانع موجود در برنامه‌ريزي منابع انساني عبارتند از: (12)
بدبيني نسبت به برنامه‌ريزي و پيش بيني در موارد خاص؛مقاومت واحدهاي عملياتي در مقابل دخالتهاي واحدهاي مركزي؛عدم ارتباط بين فعاليتهاي مختلف در فرايند برنامه‌ريزي، بخصوص بين برنامه‌ريزي تجاري، مالي و پرسنلي؛تضاد و تعارض در مجموعه منابع انساني كه توسط واحـــدهاي مالي و پرسنلي به وجود مي آيد؛ ايجاد استراتژي به وسيله برنامه‌ريزي تجاري كه رابطه اي بين بودجه ريزي مالي و برنامه‌ريزي منابع ندارد؛به علت عدم ارتباط استراتژيك بين فرايندهاي برنامه‌ريزي و بودجه ريزي، نمي توان استراتژي هاي عملي را به هدف نزديك تر كرد. در برنامه‌ريزي منابع انساني براي ارزيابي احتيــــاجات آتي از فنون نامناسبي استفاده مي شود ؛ براي پيش بيني آينده منابع انساني از خط روند گذشته استفاده مي گردد؛ برنامه‌ريزي منابع انساني بعد از برنامه‌ريزي عملياتي به وسيله موسسات اجرا مي شود؛در برنامه‌ريزي منابع انساني توجه كافي به جنبه هاي كيفي (توسعه مهارتهاي خاص و عملكرد بالقوه افراد) نمي شود؛برنامه‌ريزي منابع انساني تا اندازه زيادي به عنوان يك موضوع اجرايي كوتاه مدت موردتوجه قرار مي گيرد.
اگر واحدهاي ستادي و عملياتي شركت با هم درگير و نسبت به هم بدگمان باشند اين مسائل و مشكلات حادتر خواهدشد، پس عامل تحريك كننده چنين درگيري و مشكلاتي، بدگماني به برنامه‌ريزي و اعتماد نداشتن واحدها به يكديگر است.
الگوهاي استراتژيك منابع انساني
الگوي برنامه‌ريزي استراتژيك منابع انساني(13) مفهومي براي انسجام برنامه‌ريزي منابع انساني و برنامه‌ريزي استراتژيك موسسه است. اين الگو با هدف و مفهوم كاربردي كه بيانگر استقلال سازماني است طراحي و در سطوح متفاوت ساختارهاي سازماني مي تواند به كار رود. اهداف و مقاصد الگو به شرح زير است:
مشاركت در بهبود كلي عملكرد سازماني؛
نمايش اهميت نقش منابع انساني. نقش فعال در توسعه منابع انساني موردي است كه از بهبود مستمر سازمانها حمايت مي كند؛
ايجاد ارتباط روشن بين فعاليتهاي اصلي تجاري و منابع انساني؛
طراحي ابزار برنامه‌ريزي كه حمايتها و تسهيلات لازم براي توسعه منابع انساني به وجود آورد.
عناصر الگوي برنامه ريزي استراتژيك منابع انساني
1 - فرايند استراتژيك؛
2 - فرايند برنامه‌ريزي منابع انساني؛
3 - برنامه ها؛
فرايند استراتژيك: اين جزء شامل تبيين و تعريف موقعيت راهبردي، اهداف و تصميمات استراتژيك و تجزيه وتحليل محيط داخلي و خارجي است. براي تعريف وضعيت استراتژيك بايستي عوامل داخلي و خارجي تعيين و تبيين گردد. اجزاء و عناصر اين فرايند عبارتند از: (شكل 2)
تصميمات استراتژيك: ابزاري براي نيل به اهداف نهايي و استراتژيك موسسه هستند و اهداف استراتژيك همان مقاصد نهايي موسسه‌اند كه كليه عوامل در جهت دستيابي به آن فعاليت مي‌كنند. مقصد استراتژيك به بخشهاي وظيفه‌اي مختلف براي ارزيابي پيامدهاي عملياتي راهبردي كمك مي‌كند.
تجزيه و تحليل محيط داخلي: شامل تجزيه وتحليل خرد از مسائل درون سازماني، تعداد كاركنان، مهارتهاي شغلي، ساختار سازمان، توانايي عرضه، سهام، فروش وغيره، تعريف و تبيين وضعيت منابع انساني و طراحي برنامه ها براي نيل به اهداف است، آنچه كه در اين مرحله حساس به نظر مي‌رسد تجزيه و تحليل منابع انساني موجود و پيش بيني منابع انساني موردنياز كه عوامل متعددي از محيط درون سازماني بر تصميمات مديريت اثر مي گذارد ولي عمده ترين اثر را ويژگيهاي كمي و كيفي منابع انساني، فرهنگ سازماني. ساختار سازماني، مهارتهاي شغلي هستند كه بايد مدنظر كارشناسان و مديران برنامه‌ريزي منابع انساني قرارگيرد.
تجزيه و تحليل محيط خارجي: اين جزء شامل شناسايي و تجزيه و تحليل از عوامل كليدي در محيط خارج موسسه است كه تاثير بالقوه بر مديريت منابع انساني سازمان دارد. تغييراتي كه در تكنولوژي اقتصاد، بازار سرمايه، وضعيت آموزشي و فرهنگي، جمعيت شناسي و عوامل سياسي صورت گيرد بايد تاثير آنها بر برنامه ها و خط مشي هاي منابع انساني شناسايي گردد. و از اين عوامل شرايط اقتصادي، اجتماعي و فرهنگي، عرضه نيروي كار و توسعه تكنولوژي اثر چشمگيرتر و قابل لمس تري را از ساير شرايط در منابع انساني دارد چرا كه زندگي روزمره كاركنان سازمانها و امرار معاش آنان و همچنين شناخت فرهنگ افراد داوطلب استخدام در سازمانها و گزينش افراد همسو با فرهنگ سازماني، استراتژي موثري در مديريت منابع انساني است، و از طرفي بازار كار و عرضه نيروي انساني يك پديده ملموس بويژه دركشورهاي صنعتي مطرح شده است كه در هر مقطع زماني نوع بازار كار براي هر حرفه و تخصص تاثير خاصي دارد.
تجزيه و تحليل قوتها و ضعفها، فرصتها و تهديدات (SWOT): اين تجزيه و تحليل براين منطق استوار است كه استراتژي اثربخش، قوتها و فرصتها را حداكثر مي كند درعين حال كه ضعفها و تهديدات آن را به حداقل مي رساند. (14)فرصتها، موقعيتهاي مطلوب در محيط موسسه است، عوامل كليدي يكي از منابع فرصت تلقي مي شود، شناخت بازار، تغيير در رقابت، تغييرات تكنولوژي و غيره براي موسسه فرصت به حساب مي آيد. تهديدات بر وضعيتهاي نامطلوب در محيط موسسه تاثير عمده دارد. رشد بازار، قوانين و مقررات و غيره مي تواند جزء تهديدات باشد. قوتها، منابع، مهارتها يا مزاياي ديگري نسبت به رقبا و نيازهاي بازارهايي كه موسسه در آنها كار مي كند يا خواهدكرد. ضعفها، محدوديتها يا كمبودها در منابع، مهارتها و تواناييهايي است كه مانع اثربخشي مي شود، تجهيزات، منابع مالي، تواناييهاي مديريتي، بازاريابي مي تواند منبع ضعف باشند.
برنامه‌ها: در اين فرايند، استراتژي ها و خط مشي هاي منابع انساني مشخص مي شوند كه چگونه يك شركت كاركنانش را براي نيل به اهداف سازماني اداره كند و چارچوبهاي توسعه منابع انساني ازطرق متعدد (آموزش، گردش شغلي، ارتقا و...) موردبررسي قرار گيرد و پيامدهاي اقتصادي برنامه‌هاي شركت و بهبود توليد و بازاريابي معين و اعلام مي گردد.
فرايند برنامه‌ريزي منابع انساني: اين جزء شامل تجزيه وتحليل خرد و كلان از متغيرهاي موجود منابع انساني، جو و فرهنگ سازماني، ساختار سازماني، كيفيت زندگي كاري، مهارتهاي شغلي، سطح شايستگي، الگوبرداري از بهترينها، ارزيابي پيامدهاي منابع انساني، بررسي پيامدهاي توسعه منابع انساني، ابزارهاي اندازه گيري توسعه منابع انساني و اعمال اصلاحي است.
تصويربرداري از وضع موجود و تجزيه و تحليل از وضع موجود دو وظيفه اصلي هستند كه بايد تصويري مناسب و شايسته از منابع انساني را نشان دهند. تصويربرداري از وضع موجود وظايف كاركنان براساس شرايط احراز و شرح شغل مشخص و سطح شايستگي آنان نيز ازطريق شرايط احراز و مهارتها و صلاحيتي معين مي گردد كه از خود بروز مي دهند. آنچه كه در وظيفه تجزيه و تحليل مدنظر است الگوبرداري از روي بهترينها است كه موجب بهبود عملكرد ازطريق شناسايي و به كارگيري بهترين مهارتهايي مي گردد كه در زمينه توسعه منابع انساني وجود دارد. هدف از الگوبرداري، يافتن نمونه هايي از عملكرد عالي و آگاهي يافتن از فرايندهاي برنامه‌ريزي منابع انساني است كه سبب بروز عملكرد موردنظر مي شود. تاكيد فرايند برنامه‌ريزي منابع انساني بر بررسي و مطالعه پيامدهاي توسعه منابع انساني، طراحي فرايندها، ارزيابي پيامدهاي منابع انساني، استراتژي ها و برنامه هاست كه ازطريق بخشهاي وظيفه اي تثبيت مي گردد. براساس ارزيابي صورت گرفته از منابع انساني، تصميم نهايي درمورد برنامه هاي موسسه اتخاذ مي شود. به هرحال، گاهي سازگاري مقصد استراتژي و پيامدهاي ارزيابي قبل از تصميم نهايــي مفيد است، كه در برنامه موسسه اتفاق مي افتد. ستاده تصميمات استراتژيك به عنوان چارچوبي براي توسعه برنامه ها به كار مي رود. بخش منابع انساني يك فرايند مديريت و نقش مشاوره براي اطمينان از اجراي برنامه هاي منابع انساني است. بخش منابع انساني به طراحي فرايندها، اجراي چارچوبهاي زماني، مسئوليتها و بهبود روش‌شناسي كاري مي‌پردازد.
اين بخش نقش فعالي در برنامه هاي توسعه منابع انساني دارد و به صورت منسجمي باعث توسعه تجاري مي شود. پيامدهاي همه طرحها و برنامه ها در واژه منابع انساني است و وقتي به اتمام برسد به عنوان الگوي منابع انساني عمل مي كند. بعد از تبيين الگو، تفاوتها تجزيه و تحليل و بررسي مي‌گردد، مقايسه نتايج تجزيه و تحليل منابع انساني با مرحله پيامدهاي توسعه منابع انساني است. درحال حاضر، ما به مسايلي چون: اشتباه يا خطا كجاست؟ شما چگونه مرتكب اشتباه مي شويد؟ ابزار اندازه گيري شكافها چيست؟ براي منابع انساني چه نــوع كاري انجام شده است